Digitalisaatio bisnesajurina: Tilitoimisto Pulkkinen ei muistele mappipinoja, vaan suuntaa katseen tulevaisuuteen.
Tämä artikkeli on osa Digi2B – Digitalisaatio bisnesajurina -hankkeen artikkelisarjaa, jossa halutaan tuoda esiin digitalisaation hyötyjä yrityksille.
Tilitoimisto Pulkkinen on tarjonnut taloushallintopalveluita jo 17 vuoden ajan. Yrityksen toimipiste sijaitsee Kokkolassa ja tällä hetkellä yritys työllistää yhdeksän henkilöä. Keskustelimme digitalisaatiosta ja sen vaikutuksista tilitoimiston arkeen Tanja Björndahlin ja Paula Thodenin kanssa, jotka ovat molemmat kirjanpitäjiä ja vastaavat yrityksen digitalisaation kehitystyöstä. He kertoivat tilitoimiston hyödyntävän päivittäin monenlaisia digitaalisia työkaluja ja digitalisaation kehittymisen vaikuttavan alaan hyvin voimakkaasti.
”Mappien ja paperien kääntäminen kyllä vähenee koko ajan vuosi vuodelta”, kertoo Thoden ja jatkaa, ”tällä hetkellä meillä löytyy jokaiseen asiaan jokin digitaalinen ratkaisu ja pyrimme myös hyödyntämään olemassa olevia ratkaisuja entistä tehokkaammin. Projektivastaavina meidän roolimme on myös keksiä uusia yritystä hyödyttäviä ratkaisuja.”
Björndahl kertoo tilitoimiston olevan jo hyvin pitkällä digitalisaation kehittämisessä ja haluaa nostaa esille erityisesti uuden Innox -toiminnanohjausjärjestelmän, joka on otettu käyttöön tammikuussa 2022. Ennen hankintapäätöstä Björndahl ja Thoden tutustuivat useaan eri järjestelmään, joista valittiin juuri tilitoimistoille kehitetty ja helppokäyttöinen vaihtoehto. Koko projekti lähti alun perin liikenteeseen siitä, kun yritys päätti uudistaa laskutustaan.
”Sattumalta meille soitti tällainen toiminnanohjausjärjestelmiä tarjoava yritys, että kiinnostaisiko esittely”, kertoo Björndahl.
”Totesimme, että emmehän me tällaista tarvitse, mutta mehän voimme nyt kuunnella”, kertoo Björndahl ja jatkaa, ”sitten kuuntelimme ja otimme heti yhteyttä seuraavaan toiminnanohjausjärjestelmän tuottajaan ja totesimme melkein heti, että tällainen on pakko saada. Tämän avulla pystytään olemaan ajan tasalla koko ajan.”
Aiemmin esimerkiksi työtuntien kirjaaminen ja kannattavuuden laskenta tehtiin manuaalisesti asiakas kerrallaan, mikä vei paljon aikaa. Nykyään työntekijät kirjautuvat järjestelmään ja kellottavat työaikansa.
”Alun perin vastustimme hirveästi, että tässä firmassa ei ryhdytä kellottamaan mitään, mutta se kuulostaa pahemmalta mitä se käytännössä on. Ei tässä kytätä mitä ihmiset tekevät, se ei ole se tarkoitus, vaan kellotamme, jotta voimme laskuttaa asiakkaita oikeaan työmäärään perustuen”, kertoo Björndahl.
”Siellä on meidän koko asiakasrekisterimme ja kaikki oleelliset tiedot, samalla siellä on meidän työajanseurantamme. Kaikki mitä teemme asiakaskohtaisesti töitä, kellotetaan. Meillä on ihan ajankohtaista tietoa siitä, että paljonko aikaa menee kuukaudessa yrityksen kirjanpitoon”, kertoo Thoden.
”Myös laskutus menee suoraan järjestelmästä, eli se toimii paljon nopeammin ja se on integroitu taloushallinnonohjelmiston kanssa. Järjestelmä myös auttaa hahmottamaan omaa työtä muun muassa listaamalla kiireellisimmät tehtävät aikajärjestyksessä,” toteaa Björndahl.
Uuden oppimista ja totuttelua muutokseen.
Kun päätös järjestelmän hankkimisesta oli tehty, täytyi vielä ratkaista sopiva ajankohta sen käyttöönottamiselle. Vuosi oli juuri vaihtumaisillaan ja pienistä epäilyistä huolimatta, uusi järjestelmä päätettiin ottaa käyttöön nopealla aikataululla heti vuoden alussa, mikä onnistui odotettua helpommin.
”Tammikuun alussa meillä oli käyttöönottokoulutus henkilökunnalle”, kertoo Björndahl.
Jotta järjestelmästä saadaan mahdollisimman paljon hyötyä, on yrityksen jokaisella työntekijällä tärkeä rooli sen tietojen ylläpitämisessä ja täydentämisessä. Yrityksen johdolle järjestelmä antaa muun muassa yrityksen kannattavuuteen liittyvää tietoa. Aluksi totuttujen työtapojen muuttaminen saattoi herättää epätietoisuutta ja ehkä jopa hieman pelkoa, mikä osoittautui pian turhaksi.
”Ratkaisu on koettu jokapäiväisessä työssä käytännölliseksi, vaikka silloin alussa kukaan ei ollut niin innoissaan tästä”, toteaa Björndahl naurahtaen.
”Aina on se korkein kynnys siinä, että sinä muutat omaa työpäivääsi jollain tapaa ja tässäkin kestää pari kuukautta, että se kellottaminen alkaa sujua luonnostaan. Kaikkihan kokevat muutokset omalla tavallaan”, jatkaa Thoden.
”Ja tämähän oli suuri muutos”, toteaa Björndahl.
Paluu entiseen ei houkuttele.
”Tämä toiminnanohjausjärjestelmä on kehittänyt hirveästi meidän toimintamme tehokkuutta ja kannattavuutta”, kertoo Thoden.
”Vaikka minä olen aina rakastanut teknologisia ratkaisua, mutta kyllä tämä on avannut silmät sille, että pitää olla avarakatseinen ja ottaa selvää. Mekin luulimme ensin, että emme tarvinneet tällaista, mutta nyt tarkastelemme jo käytössä olevia muita ratkaisuja ja vaihtoehtoja niille avoimin silmin”, kertoo Björndahl.
”Ehkä automaattisesti olettaa, että tuo on niin työlästä laittaa käyntiin. En voi sanoa, että tämä oli millään tavalla työlästä. Kynnys ottaa käyttöön erilaisia digitaalisia ratkaisuja madaltui”, toteaa Thoden ja jatkaa ”ehkä suurin yllätys oli siinä, että kuinka fantastinen tämä loppu peleissä olikaan ja kuinka paljon lisäarvoa se antaa.”
Lopuksi Björndahl kertoo, että ensimmäisen vuoden jälkeen tilitoimiston toimitusjohtajakin totesi, että hän ei ymmärrä miten yksikään yritys voi kehittää toimintaansa ilman toiminnanohjausjärjestelmää.
”Paluuta ei kyllä ole entiseen, ihan joka päivä, kun saa kirjautua järjestelmään, niin me rakastamme sitä”, sanoo Björndahl ja nauraa.
Kirjoittaja:
Hanna Kenakkala.
TKI kehittäjä, hankeviestintä.
Centria TKI.
Kuvat: Tilitoimisto Pulkkinen.
Digi2B -hankkeessa pureudutaan digitalisaatioprojektien suunnitteluun ja läpiviemiseen liittyviin haasteisiin, sekä pyritään osoittamaan digitalisaation tuomia liiketoiminnallisia hyötyjä. Tavoitteena on lisätä yritysten ja muiden toimijoiden digitalisaatioon liittyvää osaamista, sekä auttaa toimijoita kohdistamaan resurssit oikein.
Lisätietoja hankkeesta: https://net.centria.fi/hanke/digi2b/
Hankerahoitus: Euroopan unioni, Euroopan aluekehitysrahasto. Vipuvoimaa EU:lta 2014–2020. Keski-Pohjanmaan liitto.